Beim Wechsel zu einem neuen Hostingpaket möchtest du vor allem, dass deine E-Mail weiterhin funktioniert: keine verpassten Nachrichten, keine doppelten Postfächer und keine Ausfallzeit. Indem du zuerst deine DNS-Einstellungen inventarisierst, Postfächer auf dem neuen Server anlegst und erst danach die MX-Records änderst, migrierst du E-Mail ohne Datenverlust. In diesem Artikel liest du, wie du das konkret angehst.
Was beinhaltet eine E-Mail-Migration
E-Mail zu einem neuen Hostingpaket migrieren bedeutet mehr, als nur ein Konto anzulegen. Du verschiebst Postfächer, Einstellungen wie Spamfilter und Weiterleitungsregeln, und letztendlich auch die DNS-Records, die bestimmen, wohin eingehende Mail geht. Da E-Mail oft der Kern deiner Geschäftskommunikation ist, lohnt es sich, dies schrittweise zu tun, statt alles auf einmal umzustellen.
Der Kern einer guten Migration ist, dass deine alte und neue Umgebung vorübergehend nebeneinander bestehen. So kannst du prüfen, ob alles funktioniert, bevor du endgültig umschaltest. Das gilt sowohl für ein einzelnes Postfach als auch für eine vollständige geschäftliche E-Mail-Umgebung mit mehreren Nutzern.
Vorbereitung: Inventarisiere deine aktuelle Situation
Bevor du beginnst, erstellst du eine Übersicht der Postfächer und Einstellungen, die du verwendest. Notiere pro Postfach die E-Mail-Adresse und prüfe, ob Weiterleitungsregeln, Autoresponder oder spezielle Spamfilter aktiv sind, denn diese musst du später in der neuen Umgebung erneut einrichten.
Prüfe außerdem, wo deine Domain und DNS-Verwaltung aktuell geregelt sind. Wenn Domain und Hosting bei demselben Anbieter liegen, ist dies meist übersichtlicher, als wenn Domain und Hosting bei verschiedenen Anbietern laufen. Mehr über die Verwaltung von Domains und DNS findest du bei Domainnamen.
Erstelle außerdem ein Backup bestehender E-Mails, die du lokal aufbewahren möchtest, zum Beispiel über deinen Mailclient, damit du beim Umstieg nie von einer einzigen Kopie abhängig bist.
Schritt-für-Schritt-Plan für eine reibungslose Migration
Folge den untenstehenden Schritten, um E-Mail umzustellen, ohne dass Nutzer davon etwas merken.
Lege Postfächer auf dem neuen Server an
Richte alle Postfächer mit exakt denselben Adressen im neuen Paket ein, zum Beispiel über Plesk. So steht die neue Umgebung bereit, bevor etwas umgestellt wird.
Übertrage Einstellungen und Filter
Richte Weiterleitungsregeln, Autoresponder und eventuelle Spamfilterregeln erneut in den neuen Postfächern ein, sodass das Verhalten identisch zur alten Situation bleibt.
Migriere bestehende E-Mails
Nutze IMAP-Synchronisation oder eine Exportfunktion, um alte Nachrichten in das neue Postfach zu übertragen, damit Nutzer ihre Mailhistorie behalten.
Teste das neue Postfach gründlich
Versende und empfange Testmails, prüfe die Einstellungen deines Mailclients und kontrolliere, ob SPF, DKIM und DMARC korrekt eingerichtet sind, bevor du live gehst.
Ändere den MX-Record
Passe erst jetzt den MX-Record an, damit neue Mail an den neuen Server geht. Halte das alte Postfach noch einige Tage aktiv, um verzögerte Nachrichten aufzufangen.
Kontrolliere und schließe ab
Verfolge eingehende Mail in den ersten Tagen nach der Umstellung und schalte erst danach das alte Postfach vollständig aus.
Häufige Fehler und wie du sie vermeidest
Ein häufiger Fehler ist, den MX-Record sofort umzustellen, bevor die neuen Postfächer bereitstehen, wodurch Mail nirgendwo ankommt. Sorge dafür, dass die neue Umgebung vollständig funktioniert, bevor du diesen Schritt gehst.
Auch SPF-, DKIM- und DMARC-Records werden während einer Migration oft vergessen, mit der Folge, dass versendete Mail als Spam eingestuft wird oder gar nicht ankommt. Kontrolliere diese Records immer erneut auf dem neuen Server, besonders wenn dir eine gute Zustellbarkeit wichtig ist.
Schließlich geht es schief, wenn das alte Postfach sofort gekündigt wird. Halte es aktiv, bis du sicher weißt, dass alle Mail gut in der neuen Umgebung ankommt. Möchtest du wissen, wie ein vollständiger Umstieg, einschließlich E-Mail, verläuft? Schau dann bei Umstieg zu Tandata, oder lies mehr über die Möglichkeiten von geschäftlicher E-Mail.
Häufig gestellte Fragen
Wie lange dauert es, bis eine MX-Änderung aktiv ist?
Das hängt vom TTL-Wert des Records ab und kann von wenigen Minuten bis zu mehreren Stunden dauern. Indem du die TTL vorab verringerst, verläuft die Umstellung schneller.
Kann ich meine alten E-Mails in das neue Postfach mitnehmen?
Ja, über IMAP-Synchronisation oder eine Exportfunktion deines Mailclients kannst du bestehende Nachrichten in das neue Postfach übertragen.
Muss ich meinen Mailclient nach der Migration neu einrichten?
In vielen Fällen ja, da sich die Einstellungen für eingehende und ausgehende Server ändern können. Prüfe die neuen Einstellungen, bevor du den MX-Record umstellst.
Was passiert mit Mail, die während des Umstiegs eingeht?
Solange du das alte Postfach noch eine Weile aktiv hältst, bleibt verzögerte Mail erreichbar. Kontrolliere dieses Postfach in den ersten Tagen nach der Umstellung noch regelmäßig.
Ist es notwendig, SPF und DKIM neu einzurichten?
Ja, diese Records gehören zum neuen Server und müssen dort korrekt stehen, sonst kann ausgehende Mail als Spam markiert oder abgelehnt werden.
Fazit
E-Mail zu einem neuen Hostingpaket migrieren verläuft reibungslos, wenn du die neuen Postfächer zuerst vollständig einrichtest und testest und erst danach den MX-Record änderst. Halte das alte Postfach noch eine Weile als Auffangnetz aktiv und kontrolliere SPF, DKIM und DMARC sorgfältig. So vermeidest du verpasste Mail und Ausfallzeiten beim Umstieg.