Een nieuw e-mailadres instellen op je computer of telefoon gaat eigenlijk altijd op dezelfde manier: je hebt de juiste servernaam, poort en beveiligingsinstelling nodig. Kies voor IMAP als je je mail op meerdere apparaten wilt bekijken, en voor POP3 alleen als je mail echt naar één apparaat wilt downloaden. Hieronder lees je stap voor stap hoe je dit instelt in Outlook en op je telefoon, en wat je moet doen als het niet lukt.
IMAP of POP3: wat kies je?
Bij IMAP blijft je mail op de server staan en synchroniseert deze tussen al je apparaten: wat je op je telefoon leest, zie je ook als gelezen op je laptop. Dit is voor vrijwel iedereen de beste keuze, zeker als je meerdere toestellen gebruikt.
Bij POP3 wordt je mail gedownload naar één apparaat en meestal van de server verwijderd. Dit gebruik je alleen nog in uitzonderingsgevallen, bijvoorbeeld bij heel beperkte opslag op de server. Twijfel je? Kies dan IMAP.
Welke gegevens heb je nodig?
Voor het instellen van een e-mailaccount heb je altijd dezelfde basisgegevens nodig:
- Inkomende server (IMAP/POP3): vaak mail.jouwdomein.nl, maar dit kan per provider verschillen
- Uitgaande server (SMTP): eveneens meestal mail.jouwdomein.nl
- Poortnummers: IMAP gebruikt doorgaans poort 993, SMTP poort 465 of 587, beide met SSL/TLS
- Gebruikersnaam: meestal je volledige e-mailadres
- Wachtwoord: het wachtwoord van het mailadres zelf
Deze gegevens vind je terug in het controlepaneel van je hostingprovider. Bij Tandata vind je ze in Plesk onder het e-mailaccount, of via zakelijke e-mail als je nog geen mailbox hebt aangemaakt.
Verbinding tussen mailserver en je mailprogramma via IMAP en SMTP.
E-mail instellen in Outlook
Ga naar accountinstellingen
Open Outlook, ga naar Bestand > Account toevoegen en vul je e-mailadres in.
Kies handmatige configuratie
Als Outlook het account niet automatisch herkent, kies dan voor ‘Handmatige instelling of extra servertypen’.
Vul server en poorten in
Kies IMAP, vul de inkomende en uitgaande server in met de bijbehorende poorten en SSL/TLS-encryptie.
Log in met je wachtwoord
Vul je volledige e-mailadres als gebruikersnaam in en je mailwachtwoord, en rond de wizard af.
Test door een testmail te sturen
Verstuur een testmail naar jezelf om te controleren of zowel ontvangen als verzenden werkt.
E-mail instellen op Android en iPhone
Op een telefoon werkt het instellen vergelijkbaar: ga naar de mail-app, kies ‘Account toevoegen’ en selecteer ‘Overig’ of ‘IMAP’ in plaats van een vooringestelde provider zoals Gmail. Vul daarna dezelfde server-, poort- en inloggegevens in als bij Outlook.
Bij iPhone ga je naar Instellingen > Mail > Accounts > Account toevoegen > Overig. Bij Android hangt het af van je mail-app, maar de optie ‘Persoonlijk (IMAP)’ geeft toegang tot dezelfde handmatige velden.
Werkt het nog steeds niet, dan ligt het probleem vaak bij een verkeerd ingevoerd wachtwoord, een typefout in de servernaam, of DNS-records die nog niet goed staan na het overstappen naar een andere hoster. Controleer in dat geval ook of je domein correct is gekoppeld.
Veelgestelde vragen
Waarom zie ik oude mails niet terug op mijn telefoon?
Dit gebeurt meestal als je per ongeluk POP3 gebruikt in plaats van IMAP, waardoor mail alleen lokaal wordt opgeslagen op het apparaat waarmee je eerder instelde.
Welke poort gebruik ik voor SMTP: 465 of 587?
Beide poorten kunnen werken, afhankelijk van de configuratie van je mailserver. Probeer 587 met STARTTLS als 465 met SSL niet werkt, of andersom.
Kan ik meerdere e-mailadressen in één app instellen?
Ja, je kunt in zowel Outlook als op je telefoon meerdere accounts toevoegen door simpelweg opnieuw de stap ‘account toevoegen’ te doorlopen voor elk adres.
Mijn wachtwoord wordt steeds geweigerd, wat nu?
Controleer op hoofdlettergebruik en spaties, en reset zo nodig het wachtwoord van de mailbox via Plesk voordat je het opnieuw invoert.
Conclusie
Met de juiste server-, poort- en inloggegevens stel je een e-mailaccount in enkele stappen in op Outlook, Android of iPhone. Kies bij twijfel altijd voor IMAP, zodat al je apparaten synchroon lopen. Kom je er niet uit, raadpleeg dan de kennisbank of neem contact op met support.