Une bonne signature e-mail (aussi appelée e-mailsignature) donne une image professionnelle et répète vos coordonnées dans chaque message. Vous la configurez sur l’appareil ou dans le programme que vous utilisez pour envoyer vos e-mails : Outlook, Gmail, Apple Mail ou votre téléphone. Ci-dessous, découvrez comment procéder pour chaque situation, les points d’attention et comment éviter que la mise en forme ne soit cassée chez le destinataire.
Pourquoi configurer une signature
Une signature en bas de votre e-mail donne directement au destinataire votre nom, votre fonction, votre numéro de téléphone et le nom de votre entreprise. Cela évite les échanges d’e-mails supplémentaires et paraît plus professionnel qu’un message sans signature. Avec une adresse e-mail professionnelle via e-mail professionnel, une signature cohérente fait également partie de votre identité visuelle.
Du paramétrage à la signature automatique en bas de chaque message
Configurer une signature dans Outlook
Dans la version de bureau comme dans Outlook sur le web, vous pouvez créer plusieurs signatures et définir par compte celle utilisée par défaut pour les nouveaux messages et pour les réponses.
Ouvrez les paramètres
Allez dans Fichier > Options > Courrier > Signatures (bureau) ou Paramètres > Courrier > Rédaction et réponse (version web).
Créez une nouvelle signature
Donnez-lui un nom et saisissez votre texte. Utilisez une police fixe et ajoutez éventuellement votre logo en tant qu’image.
Associez-la à votre compte
Définissez quelle adresse e-mail utilise la signature et si elle apparaît automatiquement pour les nouveaux messages et les réponses.
Testez l’affichage
Envoyez-vous un e-mail de test et vérifiez l’apparence de la signature sur ordinateur et sur mobile.
Configurer une signature dans Gmail et le webmail
Dans Gmail et de nombreux environnements de webmail, le principe est le même : vous configurez la signature dans les paramètres et l’associez à une adresse d’expéditeur.
Accédez aux paramètres
Cliquez sur la roue dentée en haut à droite et choisissez « Afficher tous les paramètres », puis allez dans l’onglet Général.
Ajoutez votre signature
Faites défiler jusqu’au bloc signature, cliquez sur « Créer une nouvelle » et saisissez votre texte dans la fenêtre de mise en forme.
Définissez l’utilisation par défaut
Choisissez en bas si la signature doit être utilisée par défaut pour les nouveaux e-mails et pour les réponses/transferts.
Si vous gérez plusieurs adresses via e-mail professionnel dans Plesk, vous pouvez également configurer une signature séparément pour chaque compte webmail (par exemple Roundcube) sous Paramètres > Identités.
Configurer une signature sur votre téléphone
Sur votre téléphone, vous configurez généralement la signature via l’application de messagerie elle-même, et non via les paramètres du webmail. Attention : par défaut, « Envoyé depuis mon iPhone » ou une mention similaire est souvent encore activée.
iPhone (application Mail)
Allez dans Réglages > Mail > Signature. Choisissez si vous souhaitez une signature différente par compte ou une signature unique pour tous les comptes.
Android (application Gmail)
Ouvrez Gmail, appuyez sur le menu, allez dans Paramètres, choisissez votre compte et appuyez sur « Signature mobile ».
Restez simple
Utilisez sur mobile une version plus courte de votre signature, sans grandes images, pour un affichage net.
Vous reconfigurez votre e-mail après un déménagement ou un nouvel abonnement ? Découvrez aussi comment configurer un compte e-mail et consultez la base de connaissances pour plus de guides pas à pas sur vos paramètres de messagerie.
Questions fréquentes
Puis-je utiliser une image dans ma signature ?
Oui, mais utilisez un fichier petit et optimisé et placez-le en ligne plutôt qu’en pièce jointe pour éviter les problèmes d’affichage.
Pourquoi ma signature apparaît-elle différemment chez le destinataire ?
Tous les programmes de messagerie ne prennent pas en charge la même mise en forme. Gardez la police et la structure simples afin que la signature reste lisible partout.
Puis-je avoir plusieurs signatures pour différentes occasions ?
Dans la plupart des programmes, vous pouvez créer plusieurs signatures, par exemple une version détaillée pour les nouveaux messages et une version courte pour les réponses.
Conclusion
La configuration d’une signature se fait séparément selon le programme ou l’appareil : dans Outlook via les options de messagerie, dans Gmail via les paramètres, et sur votre téléphone via l’application de messagerie elle-même. Gardez la mise en forme simple et testez toujours l’apparence de votre signature chez le destinataire.