Een goede e-mailhandtegening (ook wel e-mailsignature genoemd) zorgt voor een professionele uitstraling en herhaalt je contactgegevens in elk bericht. Je stelt hem in op het apparaat of in het programma waarmee je mailt: Outlook, Gmail, Apple Mail of je telefoon. Hieronder lees je per situatie hoe je dat doet, waar je op moet letten en hoe je voorkomt dat de opmaak breekt bij de ontvanger.
Waarom een handtekening instellen
Een handtekening onderaan je e-mail geeft de ontvanger direct je naam, functie, telefoonnummer en bedrijfsnaam. Dat scheelt heen-en-weer-mailen en oogt professioneler dan een kaal bericht. Bij een zakelijk e-mailadres via zakelijke e-mail is een consistente handtekening ook onderdeel van je huisstijl.
Van instelling naar automatische handtekening onderaan elk bericht
Handtekening instellen in Outlook
In zowel de desktopversie als Outlook on the web kun je meerdere handtekeningen aanmaken en per account instellen welke standaard wordt gebruikt bij nieuwe berichten en bij antwoorden.
Open de instellingen
Ga naar Bestand > Opties > E-mail > Handtekeningen (desktop) of Instellingen > E-mail > Opstellen en beantwoorden (webversie).
Maak een nieuwe handtekening
Geef een naam op en typ je tekst. Gebruik een vast lettertype en voeg eventueel je logo als afbeelding toe.
Koppel aan je account
Stel in welk e-mailadres de handtekening gebruikt en of hij automatisch verschijnt bij nieuwe berichten en antwoorden.
Test de weergave
Stuur een testmail naar jezelf en bekijk hoe de handtekening eruitziet op zowel desktop als mobiel.
Handtekening instellen in Gmail en webmail
In Gmail en veel webmailomgevingen werkt het principe hetzelfde: je stelt de handtekening in via de instellingen en koppelt hem aan een afzenderadres.
Ga naar instellingen
Klik op het tandwiel rechtsboven en kies ‘Alle instellingen bekijken’, ga naar het tabblad Algemeen.
Voeg je handtekening toe
Scroll naar het handtekening-blok, klik op ‘Nieuw aanmaken’ en typ je tekst in het opmaakvenster.
Stel standaardgebruik in
Kies onderaan of de handtekening standaard moet worden gebruikt bij nieuwe e-mails en bij antwoorden/doorsturen.
Beheer je meerdere adressen via zakelijke e-mail in Plesk, dan kun je per webmail-account (bijvoorbeeld Roundcube) ook los een handtekening instellen onder Instellingen > Identiteiten.
Handtekening instellen op je telefoon
Op je telefoon stel je de handtekening meestal in via de mail-app zelf, niet via de webmail-instellingen. Let op: standaard staat vaak nog ‘Verzonden vanaf mijn iPhone’ of vergelijkbaar ingesteld.
iPhone (Mail-app)
Ga naar Instellingen > Mail > Handtekening. Kies of je per account een andere handtekening wilt of één handtekening voor alle accounts.
Android (Gmail-app)
Open Gmail, tik op het menu, ga naar Instellingen, kies je account en tik op ‘Handtekening mobiel’.
Houd het simpel
Gebruik op mobiel een kortere versie van je handtekening, zonder grote afbeeldingen, voor een nette weergave.
Stel je je e-mail opnieuw in na een verhuizing of nieuw abonnement? Check dan ook hoe je een e-mailaccount instelt en bekijk de kennisbank voor meer stappenplannen rond je mailinstellingen.
Veelgestelde vragen
Mag ik een afbeelding in mijn handtekening gebruiken?
Ja, maar gebruik een klein, geoptimaliseerd bestand en plaats het inline in plaats van als bijlage om weergaveproblemen te voorkomen.
Waarom ziet mijn handtekening er bij de ontvanger anders uit?
Niet elk e-mailprogramma ondersteunt dezelfde opmaak. Houd lettertype en structuur eenvoudig zodat de handtekening overal leesbaar blijft.
Kan ik meerdere handtekeningen hebben voor verschillende momenten?
In de meeste programma’s kun je meerdere handtekeningen aanmaken, bijvoorbeeld een uitgebreide voor nieuwe berichten en een korte voor antwoorden.
Conclusie
Een handtekening instellen doe je per programma of apparaat apart: in Outlook via de e-mailopties, in Gmail via de instellingen en op je telefoon via de mail-app zelf. Houd de opmaak simpel en test altijd hoe je handtekening er bij de ontvanger uitziet.